令和3年度の税制改正で、帳簿書類を電子的に保存する際の手続きなどについて見直しが行われました。令和4年1月1日に施行されます。
今回の改正により、今まで一部の企業しか利用できなかった制度が多くの中小企業でも利用しやすくなる一方、所得税と法人税を申告するすべての事業者が対象となる「電子取引」については要件が一部強化されます。
この記事では、一部要件が強化される「電子取引」について中心に説明いたします。
電子帳簿保存法とは？
電子帳簿保存法とは、原則「紙での保存」が義務付けられている帳簿書類について「電磁的記録で保存」するための要件や、電子データでやり取りした取引情報の保存義務などを定めた法律です。
「電磁的記録による保存」は、
- 電子帳簿・電子書類保存
- スキャナ保存
- 電子取引
の3種類に分かれています。このうち①と②に関しては法律上任意となっておりますが、③の電子取引については法律上強制となっています。
③の対応をしない場合、保存すべき電子取引データの保存がなかったものとして、青色申告書承認が取り消しになってしまう可能性があるためしっかりとした対応が求められます。
電子取引とは？
電子取引とは、「取引情報の」受け渡しを電磁的方法により行う取引をいいます。
具体的には電子データ交換取引、インターネット等による取引、電子メールでの取引情報を受け渡しする取引、ネットサイトで取引情報を受け渡しする取引等をいいます。
メールで受領した請求書やＥＣサイト等で発行された領収書は「電子取引データ」に該当します。
今回の改正により、申告所得税及び法人税においては電子取引（情報を電子データでやりとりすること）については電子データによる保存が義務付けられ、電子取引データをプリンタ等で印刷した書面等を保存することは認められなくなります。
ただし、消費税における電子取引の取引情報等に係る電子データについては引き続き出力書面による保存が可能となっております。
電子データ取引の保存方法および保存場所について
電子データの保存に当たっては、真実性や、検索性、保存期間、可視性などを確保するための保存要件を満たす必要があります。具体的な保存要件につきましては、下記のリンクにて記載がございますのでご確認ください。
電子帳簿保存法上の電子データの保存要件｜国税庁 (nta.go.jp)
例えば、検索性の要件の一つとして、取引年月日、取引金額、勘定科目等の主要な記録項目が検索条件として設定できることが求められています。
ショッピングサイトなどで購入した場合、サイト内の購入履歴データを過去（多くは取引年月で検索）に遡って確認できる機能があります。これをもって電子取引データの保管とした場合、上記検索性の要件のうち、取引年月日での検索や、取引金額での検索条件を満たしておらず電子帳簿保存法が求める電子取引データの保管にはならないため注意が必要です。
電子取引を行った場合の保存場所について、法人事業者の場合には電子取引データの受け渡しが紙の書面で行われた場合に保存する場所になります。
つまり、国税関係書類が作成受領した日本国内の事務所または納税地となります。
サーバーなどに保管する場合、納税地で見読性、検索性などの保存要件が満たされていれば、サーバーがある保存場所自体は遠隔地でも構いません。
電子取引データについて保存すべき期間は、法人事業者の場合7年間、個人事業者の場合5年間となります。なお、欠損金の繰越控除をする法人は最長で10年間の保存が必要になります。
いつから行う必要があるのか
令和４年１月１日以後、電子取引を行うすべての事業者に適用されます。
例えば、令和３年4月１日から令和４年３月31日が課税期間の法人の場合、令和４年１月１日以後の取引から改正後の保存要件によって保存する必要がございます。
※2021年12月6日付の日本経済新聞の記事によると、紙で経理処理している企業が多く、準備期間１年間ではシステム改修が間に合わないとの声が多くあり、2022年1月施行する予定だった電子帳簿保存法に2年の猶予期間が設けられる予定とのことです。（2021年12月6日時点）
中小企業の対応について
電子取引データを保存する際は、タイムスタンプ付与または削除・訂正のログが確認でき、検索機能等を確保しているシステム(会計ソフト等)へのデータ保存が望ましいとされていますが、それらのシステムが用意できない場合、
- 請求書データ（PDF）のファイル名に規則性をもって内容を表示
- 「取引の相手先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保存
- 訂正および削除の防止に関する事務処理規定を作成および運用
上記のような方法によりデータを保存することで要件を満たすことができます。
電子取引データの具体的な種類
電子帳簿保存法の対象となる帳簿書類等は、大きく３つに分かれます。
- 国税関係帳簿
（仕訳帳や総勘定元帳、固定資産台帳） - 国税関係書類
（貸借対照表や損益計算書等の決算関係書類や、契約書や請求書、領収書などの紙で受け取った取引関係書類） - 電子取引の取引情報
（契約書や請求書、領収書などの電子データ）
電子取引への対応に当たり、まず自社にどのような電子取引が存在するのか確認が必要になります。
確認にあたっては取引の流れに沿い、契約、購買活動、販売活動、在庫管理、債権債務管理活動、経費精算等の自社の活動の中で、自社が受け取る場合と、発行する場合に分けて「だれが」「だれへ」「どのような書類」をやり取りしているのか確認していくとよいでしょう。
自社が受け取る場合
例えば、以下の場合は電子取引データに該当します。
- 電子メールにより請求書や領収書等のデータを受領している場合
- 大手ショッピングサイトを通じて物品の購入をした際にインターネットのホームページから請求書や領収書等のデータをダウンロードした場合
- クレジットカードの利用明細をインターネットで入手している場合
- 交通系ICのデータをインターネットで入手している場合
など
自社が発行する場合
- 電子メールにより請求書や領収書等のデータを送付している場合
など
※請求書を電子メールに添付し送付することを通常としている場合、電子取引として対応すべきファイル数は相当な数になる可能性があります。
電子取引の改正についてポイント
ポイント1
従来の紙での保存は廃止され、電子データは電子データのまま保存するのが義務に
ポイント2
電子データの保存方法
→タイムスタンプ付与or削除・訂正のログが確認でき、検索機能を確保するシステム(会計ソフト等)へデータを保存する
ポイント3
上記ポイント２のシステム(会計ソフト等)が用意できない場合
- 取引年月日、取引金額、取引先を含んだ統一した順序のファイル名にし、検索できる状態で保存する
- エクセル等で取引年月日、取引金額、取引先を入力した一覧表を作成し、検索できる状態にしておく
- 訂正および削除の防止に関する事務処理規程を作成および運用する
まとめ
インターネットの発達や昨今の在宅ワーク、ペーパーレス化の進展により、今後ますます電子取引でのやり取りが増えていくことが予想されます。
施行開始まで２年の猶予が決まりましたが、直前に慌てることのないように今から準備することが大事です。
どのような取引が電子取引データに該当するのか、また、電子取引データがあった場合どのような要件を備えて保存をすれば適切なのかなど、自社だけでは判断に迷うケースも多く発生するでしょう。
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