会社が従業員を雇うとき、労働条件を明確にするために雇用契約書や労働条件通知書という書類を発行しますが、作成時の注意事項はご存知でしょうか？
年度初めの４月には新しく従業員を迎える会社も多いため、今から新入社員用の雇用契約書を準備している会社もあることでしょう。
また、有期契約労働者を雇用している場合は、契約期間部分のみを訂正し、その他の記載内容をそのまま使用している会社もあるのではないでしょうか。
しかし、2024年4月から労働条件の明示ルールが改正されているため、これまで使用していた書式では最新法令に対する不足部分も発生している可能性があります。
うっかり古い書式を使って労働契約を締結したために後々労基法違反でペナルティが…なんてことにもなりかねません 。
そのような事態を防ぐためにも、今回は会社が労働契約を締結する際に注意すべき事項 について説明いたします。
Ⅰ．労働契約とは？
労働者が使用者の指揮命令を受けて労働する見返りに、使用者から賃金の支払いを受けることを合意することで成立する契約です。
労働契約は「働きたい」「働いてください」という意思表示の合致で成立しますが、口頭だけの契約はトラブルの元にもなりかねません。
そのようなトラブルの発生を防ぐため、労働基準法では使用者に対して、労働契約の締結にあたって労働条件を明示することを義務づけています。
Ⅱ．「就業規則」「労働条件通知書」「雇用契約書」の違いとは？
従業員を雇う際、会社は「就業規則」「労働条件通知書」「雇用契約書」といった書類を準備しますが、それぞれの違いをご存知でしょうか？
従業員を雇い入れたら「雇用契約書」を締結することが一般的ですが、実際に労働法で作成・交付が義務づけられているのは「労働条件通知書」となっています。
労働条件通知書
会社から従業員への【一方的な】労働条件の【通知書】であり、労働基準法第15条・労働基準法施行規則第５条の規定により使用者は必ず労働者へ交付することが義務づけられています。
労働条件通知書を作成・交付していない場合は、労働基準法違反として30万円以下の罰金を科されることがあります。
労働条件通知書は会社からの一方的な通知のため労働者の同意や署名を必要としませんが、労働条件について「労働者の合意を得ている」という証明にはならず、あとあとトラブルになる可能性も否めません。
そのため、雇い入れ時・更新時の労働条件の明示は、後述する雇用契約書の要素を含んだ「雇用契約書 兼 労働条件通知書」の形式で整えておくと、労使双方の合意を書面で示すことが可能、かつ法的な義務もカバーできるのでオススメです。
雇用契約書
雇用条件に関する内容が記載された【個別】の【契約書】であり、記載された労働条件について使用者・労働者双方が合意していることを示します。
一般的には、雇い入れ時や雇用形態の大幅な変更時に締結することが多くみられます。
実際は法律で作成が義務付けられているわけではありませんが、前述したように労使間で契約内容に合意していることを示す書類のため、労働条件についてのトラブルを避けるために作成している会社も多いでしょう。
就業規則
従業員が働く上で守るべきルールや労働条件（給与・労働時間等）に関する内容を定めた、職場における規則集のことを指します。
労働契約（労働条件通知書・雇用契約書）が使用者・労働者間の個別の契約であるのに対し、就業規則は事業場における労働者全体（集団）を対象に適用されます。
会社側からすると、予め職場内のルールを一律に定めておくことで、労働者を効率的に管理することが可能かつ労使間の無用なトラブルを防ぐことができます。
なお常時10人以上の労働者を使用する会社は、就業規則の作成及び労働基準監督署への届出義務を負っていますので、要件を満たしている会社は注意が必要です。
上記の内容を簡単に表へまとめると以下となります。
| 労働条件通知書 | 雇用契約書 | 就業規則 | |
| 対象 | 会社・従業員個人 | 会社・従業員個人 | 会社・全従業員 |
| 法的な作成義務 | あり | なし | あり （常時10人以上の労働者を使用する使用者） |
| 従業員の署名押印 | 必要なし | 必要あり | 必要なし |
| 罰則 | 30万円以下の罰金 | なし | 30万円以下の罰金 |
| 記載内容の定め | あり | なし | あり |
| 当事者間の合意 | なし | あり | ※ |
※合理的な変更内容であれば労働者の同意を得る必要はありません。ただし、労働者の不利益となるような変更を合意なしに行うのは禁止されています。
【参考】Q．従業員の給与月額を減額したいが、認められるのか？
労働契約は会社・労働者間の「契約」のため、原則として会社側から一方的に給料を減額することはできません。しかし、会社・労働者との間で給与を減額すること及びその金額について合意している場合は給与を減額することができます。
つまり、契約当事者である会社と労働者の双方の合意がなければ労働条件を変更することはできないのです。
会社の一方的な判断で自由に従業員の給与を減額することは、労働者にとって不利益変更かつ人事権の濫用になり、当然に無効となります。また、もし裁判で敗訴した場合は、未払賃金だけでなく労働基準法違反として会社名が公表され、社会的にも大きなペナルティを負うことになります。
Ⅲ．労働条件通知書に記載すべき内容とは？
前段では、会社が「労働条件通知書」の作成・交付義務を負っていることを説明いたしました。
それでは、その労働条件通知書にはどのような内容を記載すべきなのでしょうか？
労働条件通知書に記載する内容は大きく「絶対的明示事項」と「相対的明示事項」の２種類に分類されます。
このうち「絶対的明示事項」に列挙されるものは、全ての使用者が必ず労働者へ明示しなければならない労働条件となります。
また絶対的記載事項には該当しないが、会社が以下のいずれかルールを定めている場合には明示しなければならない事項を「相対的明示事項」といいます。
絶対的明示事項
- 労働契約の期間に関する事項
※期間の定めのある労働契約を更新する場合の基準 - 就業の場所・従事する業務の内容に関する事項
- 労働時間（始業・終業時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間）や休日・休暇、交替制勤務をさせる場合は就業時転換に関する事項
- 賃金の決定・計算・支払いの方法、賃金の締切、支払の時期に関する事項（※退職手当・賞与は除く）
- 退職に関する事項（解雇の事由を含む）
- 昇給に関する事項
相対的記載事項
- 退職手当に関する事項
- 賞与に関する事項
- 食費、作業用品等などの負担に関する事項
- 安全衛生に関する事項
- 職業訓練に関する事項
- 災害補償に関する事項
- 表彰・制裁に関する事項
- 休職に関する事項
絶対的明示事項のうち、昇給に関する事項以外は書面の交付により明示しなければなりません。
労働者が希望する場合はFAX・メール等で明示することも可能ですが、書面として出力できるものに限られるため、やはり書面交付が望ましいと考えられます。
相対的明示事項についてはあくまで定めがある時に明示するものですので、会社にてそのような定めがない場合は明示する必要はありません。また、相対的記載事項は書面ではなく口頭による明示でも構わないとされています。
Ⅳ．就業規則・労働条件通知書の優先順位は？
一般的には個別契約である「労働条件通知書」が優先されると思われがちですが、就業規則・労働条件通知書の記載内容が異なるときは従業員にとって有利な方が優先されることに注意が必要です。
※労働者保護のため。
極端な例でいうと、就業規則に「時給は1,500円を下限とする」と定めているのに、労働条件通知書では「時給1,200円」と記載されていたとしましょう。
この場合、労働者にとって有利なのは「就業規則の時給1,500円」のため、就業規則の内容が優先されます。
万が一労働争議となった場合、労働者は自分にとって有利な内容を主張できますが、会社はそれに対する反論が難しくなってしまうのです。
そもそも労働契約法第12条の規定により、就業規則を下回る条件は労働条件通知書で定めることができず無効になり、無効となった部分は就業規則の内容が適用されます。
そのため、会社側に不利益が発生しないように整合性の取れた就業規則・労働条件通知書の整備が必要となるのです。
Ⅴ．2024年4月の制度改正
2024年4月から労働条件明示の制度改正が実施されており、2024年4月1日以降に雇い入れ・更新をする従業員の契約については次の事項も明示しなければいけません。
全ての労働者
①就業場所・業務の変更の範囲
これまでは雇い入れ直後に行う業務・就業場所を明示するだけでしたが、2024年4月以降はそれに加えて「将来配置する可能性のある業務・就業場所」も示さなくてはいけないことになりました。
そのため、将来的な配置転換を踏まえて、業務命令する可能性のある業務内容・就業場所を全て示すことが求められます。
年次が上がるにつれて今後様々な業務を担当してほしいと考える事業主も多いでしょう。「聞いていない」「知らなかった」というミスマッチを防ぐためにも、会社側は予め雇い入れ・契約時に従業員に対してあらゆる可能性を示しておくことが重要です。
有期契約労働者
①契約更新の上限の有無と内容
雇用期間を定めて従業員を雇う場合、上記に加えて次の項目の明示が求められます。
・労働契約の更新上限の有無
・更新に上限がある場合はその内容
（例：更新は通算５年を上限とする、契約の更新回数は３回までとする 等）
また、契約更新時にも同様に上記の内容を改めて明示する必要があります。
②無期転換申込機会・無期転換後の労働条件
いわゆる「無期転換ルール」と呼ばれるもので、契約期間が通算５年を超えた有期契約労働者は自身の申し込みによって、期間の定めのない労働契約（無期労働契約）に転換できる権利を有するというルールをいいます。
無期転換の申し入れは従業員の判断に委ねるため、これまで会社から「あなたは無期転換の権利を持っていますよ」と示す必要はありませんでした。
しかし2024年度の改正によって、会社側から労働者へ呼びかけをしなければいけなくなり、併せて無期転換後にどのような労働条件になるのかも示さなくてはいけません。
原則、無期転換後の労働条件は転換前と同じであるべきとされていますが、別の決まりを設けることも可能です。
なお、初めて無期転換申込権が発生する有期労働契約が満了した後も有期労働契約を更新する場合は、以降の更新のタイミングごとに、無期転換申込機会と無期転換後の労働条件の明示が必要です。
Ⅵ．まとめ
労働者と労働契約を締結するにあたり、労働条件の明示は雇用主側の義務であり、労働条件通知書の交付は必須事項となっています。
無用なトラブルを避けるためにも、労働契約は雇い入れ時以外に、雇用形態変更や契約更新の時にも改めて明示・確認を行うべきだといえるでしょう。
上記で説明した内容以外にも、従業員の雇用関連では就業規則の整備も重要です。
就業規則は従業員が守らなければならない会社のルールであり、その内容を明文化することで労使双方に遵守すべき事項を浸透させ、労使間トラブルを未然に防ぐための大切なツールでもあります。
さらに、頻繁に改正される労働法に対応するため、整備後は定期的な見直しも必要となってきます。
労働条件の明示の仕方や説明の方法、労働条件通知書（兼 雇用契約書）の作成、就業規則の整備等 、従業員の雇用周りに関する不安がある場合は、北島管理計算センターまでご相談ください。
